Ratgeber
Die 5 größten Fehler bei der Eventfotografie (und wie Sie sie vermeiden)
Fast alles, was schiefgehen kann, beginnt mit einem Gespräch, das nicht stattgefunden hat.
Ich kenne beide Seiten misslungener Eventfotografie. Die des Fotografen, der ohne die geringste Ahnung, wer der Hauptredner ist, in eine Konferenz spaziert (früh in meiner Laufbahn – nie wieder). Und die des Betrachters, der die Bilder anderer Fotografen durchsieht und feststellt: Der Kunde hat etwas völlig anderes bekommen, als er erwartet hat.
Das Muster ist fast immer dasselbe. Es liegt selten daran, dass der Fotograf schlecht war. Es liegt an der Planung, an der Kommunikation oder daran, dass Fotograf und Event nicht zusammenpassten. Und wenn es jemandem auffällt, ist das Event vorbei. Eine Keynote lässt sich nicht nachdrehen.
Hier sind die fünf Fehler, die mir am häufigsten begegnen – und die einfache Lösung für jeden davon.
Fehler 1: Kein Briefing (oder ein schlechtes)
Das ist der häufigste Fehler – und der vermeidbarste.
„Fangen Sie einfach das Event ein” ist kein Briefing. Es klingt nach Freiheit, ist aber in Wahrheit Chaos. Ohne Richtung rät selbst ein sehr guter Fotograf. Und Raten heißt, Dinge zu verpassen. Ich verstehe, dass Menschen, die ein Event organisieren, tausend andere Themen auf dem Tisch haben – aber kein klares Bild davon zu geben, was erwartet wird und wie die Fotos verwendet werden sollen, ist verschwendete Zeit für beide Seiten.
Was in der Praxis passiert: Der Fotograf holt zwanzig Minuten lang schöne Totalen des Saals, während der Vorstand draußen im Foyer ein entscheidendes Gespräch mit dem Hauptredner führt. Niemand hat dem Fotografen gesagt, dass der Vorstand da sein würde oder dass dieses Treffen zählt. Der Moment ist weg.
Bei Events mit hunderten Personen, dichten Abläufen und mehreren Dingen, die gleichzeitig passieren, würde selbst ich mit jahrelanger Erfahrung ohne gründliches Briefing entscheidende Momente verpassen. Mit einem guten Briefing weiß ich genau, wo ich wann sein muss.
Ein gutes Briefing enthält:
Den Ablauf. Nicht „das Event beginnt um 19 Uhr”, sondern das tatsächliche Programm. Wann öffnen die Türen, wann sind die Reden, wann fällt die Überraschungsankündigung, wann startet die After-Party. Nebeneffekt: Ändert sich der Ablauf, werden Sie es mir vermutlich mitteilen – weil Sie mir die Agenda schon vorab gegeben haben.
Die VIP-Liste. Wenn möglich mit Fotos. Bei einer Gala mit dreihundert Gästen muss ich wissen, welche dreißig Personen für Ihre Dokumentation am wichtigsten sind.
Die Muss-Momente. Die Preisübergabe. Die Sponsorenrede. Die Enthüllung. Das Überraschungsgeschenk. Wenn es wichtig ist, muss ich es vorher wissen.
Die Markenrichtlinien. Logo-Platzierung zählt. Farbwelten zählen. Wenn das Banner Ihres Sponsors in mindestens zehn Fotos sichtbar sein soll, sagen Sie es mir.
Die Tabuzonen. Presserestriktionen, private Gespräche, Bereiche, in denen Fotografie nicht erwünscht ist. Besser, ich weiß das, bevor ich mit der Kamera hereinkomme.
Fünfzehn Minuten Briefing ersparen Stunden des Bedauerns. Das ist nicht kompliziert. Es muss nur passieren.
Fehler 2: Zu spät buchen
Gute Eventfotografen sitzen nicht herum und warten auf Ihren Anruf.
Die besten – die mit spezifischer Erfahrung in Ihrer Art von Event, mit überprüfbaren Referenzen, mit verlässlicher Ablieferung – sind Wochen oder Monate im Voraus ausgebucht. Besonders in Wiens kultureller Hochsaison (September bis Dezember, wenn jede Institution etwas eröffnet).
Was Sie eine späte Buchung tatsächlich kostet: Wenn Sie zwei Wochen vor einem großen Event buchen, wählen Sie nicht den besten Fotografen für die Aufgabe. Sie wählen den, der gerade Zeit hat. Das sind zwei verschiedene Kategorien.
Für Events wie das Grand Opening des Foto Arsenal Wien wurde ich ein Jahr vor dem Termin gebucht. Für bedeutende Veranstaltungen ist das normal.
Die Faustregeln:
Standard-Firmenevents oder Ausstellungseröffnungen: 2–3 Monate vorher
Große Galas, Konferenzen oder institutionelle Launches: 4–6 Monate vorher
Wiederkehrende Jahresveranstaltungen: buchen, bevor die vorige Ausgabe vorbei ist (im Ernst)
Alles zwischen September und Dezember in Wien: so früh wie möglich
Je früher Sie buchen, desto wahrscheinlicher bekommen Sie jemanden, der tatsächlich auf Ihre Art von Event spezialisiert ist – und nicht jemanden, der zufällig am Donnerstag frei hat.
Fehler 3: Nutzungsrechte nicht klären
Hier sehe ich, wie ansonsten kluge Menschen teure Annahmen treffen.
Die Annahme: „Ich habe die Fotografie bezahlt, also gehören mir die Fotos.” Das stimmt fast sicher nicht – und danach zu handeln, kann echte rechtliche Probleme schaffen.
Das Albtraumszenario: Sie beauftragen Eventfotos, erhalten sie, verwenden sie in einer großen Werbekampagne. Der Fotograf schickt eine Rechnung für die kommerzielle Lizenzierung, dreimal so hoch wie das ursprüngliche Honorar. Sie prüfen den Vertrag. Da steht „redaktionelle Nutzung”. Er hat recht. Sie schulden das Geld.
Das ist nicht hypothetisch. Ich habe Varianten dieser Geschichte von mehreren Veranstaltern in Wien gehört.
So vermeiden Sie es:
Klären Sie die Nutzung vor der Buchung. Nicht danach. Bevor Sie etwas unterschreiben, seien Sie klar über jede Art, wie Sie die Bilder verwenden wollen: Presse, Social Media, Website, bezahlte Werbung, Geschäftsbericht, Sponsorenpakete, Bewerbung künftiger Events.
Halten Sie es im Vertrag fest. Mündliche Zusagen à la „nutzen Sie sie, wie Sie wollen” sind im Streitfall nichts wert.
Fragen Sie nach Exklusivität und Dauer. Dürfen Sie die Fotos unbefristet nutzen? Darf der Fotograf sie auch im eigenen Portfolio zeigen? Gibt es eine Exklusivitätsfrist?
Ausführlicher habe ich das in einem eigenen Ratgeber behandelt: Urheberrecht und Nutzungsrechte in der Eventfotografie.
Das Gespräch dauert zehn Minuten. Es zu überspringen kann Tausende kosten.
Fehler 4: Kein Liefertermin im Vertrag
„Wann sind die Fotos fertig?”
Wenn die Antwort auf diese Frage etwas anderes ist als konkrete Termine, haben Sie ein Problem, von dem Sie nur noch nichts wissen.
Was „bald” tatsächlich bedeutet: Der Fotograf bearbeitet, wenn ihm danach ist, liefert, wenn er fertig ist – und Ihr Pressetermin, Ihr Social-Media-Kalender und Ihr Sponsorenbericht warten alle. Ihr Marketingteam schreibt zunehmend verzweifelte E-Mails. Der Fotograf fühlt sich unter Druck und arbeitet hastig. Alle verlieren.
So sieht eine ordentliche Lieferstruktur aus:
Presseauswahl (15–30 Schlüsselbilder, leicht bearbeitet): noch am selben Abend oder wenige Stunden nach Event-Ende. Die Auswahl stimmt man am besten mit dem Veranstalter ab.
Social-Media-Paket (web-optimiert, für die Plattformen zugeschnitten): innerhalb von 24 Stunden
Vollständige bearbeitete Galerie: innerhalb von 48–72 Stunden
Dateien in Archivqualität: innerhalb einer Woche
Die konkreten Fristen lassen sich je nach Event anpassen, das Prinzip bleibt gleich: konkrete Termine, schriftlich festgehalten, vorab vereinbart.
Ihr Presseteam braucht Fotos, solange das Event noch aktuell ist. Ihre Social-Media-Person braucht Inhalte, solange die Aufmerksamkeit hoch ist. Ihr Sponsoren-Manager braucht die gebrandeten Aufnahmen vor der nächsten Vorstandssitzung. „Wenn sie fertig sind” hilft keinem dieser Menschen.
Fehler 5: Der falsche Typ Fotograf für die Aufgabe
Das ist der Fehler, der auf dem Papier unsichtbar ist und erst im Ergebnis sichtbar wird (also wenn es zu spät ist).
Spezialisierungen in der Fotografie gibt es aus gutem Grund. Ein Hochzeitsfotograf, ein Business-Porträtfotograf, ein Produktfotograf und ein Kulturfotograf benutzen alle eine Kamera. Damit endet die Ähnlichkeit ungefähr.
Jede Spezialisierung entwickelt anderes Wissen, andere Instinkte, andere Reflexe, andere Ausrüstungsentscheidungen:
Hochzeitsfotografen sind darauf trainiert, Emotion und Romantik einzufangen. Stellen Sie sie auf eine Firmenkonferenz, und Sie bekommen wunderschöne Porträts des Vorstands – aber die Podiumsdiskussion verpassen sie komplett.
Porträtfotografen wissen, wie man eine Person unter kontrollierten Bedingungen großartig aussehen lässt. Setzen Sie sie auf eine Gala mit dreihundert Menschen in wechselndem Licht, und sie kämpfen mit dem Tempo. Am Ende haben Sie zwanzig großartige Porträts und null Stimmungsbilder.
Firmenevent-Fotografen kennen Konferenzen und Breakout-Sessions. Stellen Sie sie auf eine Westlicht-Ausstellungseröffnung, und sie verstehen womöglich nicht, warum der Rundgang mit der Kuratorin der wichtigste Moment des Abends ist.
Kulturfotografen verstehen institutionelle Rhythmen, wissen, wer in der Kulturwelt zählt, und bewegen sich sicher in Museen und Theatern mit strengen technischen Auflagen. Die besten Hochzeitsfotos liefern sie dafür vielleicht nicht ;)
Die Lösung ist einfach: Fragen Sie, welche Art von Events jemand hauptsächlich fotografiert. Sehen Sie sich das Portfolio nach Events an, die Ihrem ähneln. Wenn ein Portfolio zu 80 % aus Hochzeiten besteht und Sie eine Tech-Konferenz planen, zeigt sich das Missverhältnis nicht im Angebot – sondern in der Galerie.
Der rote Faden
Alle fünf Fehler haben dieselbe Wurzel: ein Gespräch, das hätte stattfinden sollen, aber nicht stattfand.
Das Briefing-Gespräch. Das Gespräch über den Buchungszeitpunkt. Das über die Nutzungsrechte. Das über den Lieferplan. Das „Sind Sie eigentlich der richtige Mensch für diese Aufgabe”-Gespräch.
Keines davon ist schwierig. Keines dauert länger als fünfzehn Minuten. Und jedes davon kann, wenn man es überspringt, Ihre Eventfotografie von einem Gewinn in ein Ärgernis verwandeln.
Die gute Nachricht: Jetzt wissen Sie es. Und Wissen heißt, dass Sie um jeden einzelnen dieser Punkte herum planen können.
Planen Sie ein Event und wollen die Fotografie von Anfang an richtig aufsetzen?